انسان در محیط کار علاوه بر راحتی نیاز به سازماندهی مناسب دارد. وظیفه هراداره فراهم کردن محیط کاری برای کارکنان و وظیفه کارکنان حفظ سازماندهی مناسب محیط کار است.

اگر در محیط کار وسایل و ملزومات با روش مناسبی پیده شوند، با مصرف انرژی کمتر کارآیی بیشتری حاصل می شود. مواردی در خصوص سازماندهی مناسب محیط کار وجود دارد که موجب پیشرفت کار می شود.

به عنوان یک کارمند شما ناحیه ای را به کار خودتان اختصاص می دهید. این ناحیه شامل وسایلی مثل میز و صندلی وسایل اداری و ملزومات مورد نیاز برای انجام وظایف شما می شود. برای حصول کارایی بیشتر باید تمام این اقلام را سازماندهی کنید.

برای چیدن منظم و مرتب وسایل و ملزومات باید دقیقا روش کارتان را مطالعه کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید:

  • فکر کنید شما در طول فرایند انجام کار چه رفتار و چه عاداتی دارید؟
  • چه وسایل و ملزوماتی را به ندرت استفاده می کنید؟
  • چه وسایل و ملزوماتی را اغلب استفاده کی کیند؟
  • با چه وسیله ای می نویسید؟

با پاسخ به این سوالات و سوالاتی از این قبیل می توانید در محیط کارتان در وقت صرفه جویی کنید.

روش سازماندهی میز کار

پس از مطالعه دقیق روش کارتان می توانید میزتان را سازماندهی کنید. ابتدا وسایلی مانند لپ تاپ و تلفن را که اغلب استفاده می کنید در جای مناسبی قرار دهید. آن ها را طوری قرار دهید که نیازی به انجام حرکات غیر ضروری نباشد.

وسایلتان را طوری مرتب کنید که مزاحمتی در حیطه کاری شما ایجاد نکند. اگر زیاد تایپ می کنید و همچنین به تلفن هم باید جواب بدهید تلفن را نزدیک لپ تاپ یا کیبورد کامپیوترتان قرار دهید. در این صورت وقتی تلفن زنگ می خورد برای برداشتن گوشی لازم نیست که بدن خود را بکشید و یا خیلی خم شوید.

با کاهش حرکات غیر ضروری بین پاسخ به تلفن و تایپ کردنتان هم وقت صرفه جویی می شود و هم صدمه کمتری به بدنتان وارد می شود. محل قرار گرفتن بعضی وسایل مانند تلفن ارتباط دارد با اینکه شما با کدام دست می نویسید.

اگر با دست راست می نویسید باید تلفن را در سمت چپتان قرار دهید، این کار موجب می شود که شما با دست چپ گوشی را نگه دارید و با دست راست پیامی که از تلفن دریافت می کنید را در صورت نیاز یادداشت کنید. اگر با دست چپ می نویسید برعکس.

ترتیب چیدمان وسایل

ملزوماتی مانند مداد، خودکار، کاغذ یادداشت را که بیشتر از آن استفاده می کنید در ظرفی قرار دهید که دستیابی به آن ها آسان باشد. آن ها باید نزدیک تلفن باشند که وقتی پیامی دریافت می کنید بتوانید به راحتی مطلبی را که می خواهید یادداشت کنید.

اقلام دیگر مانند جا سوزنی، نوار چشب و گیره کاغذ که نیاز کمتری به آن ها دارید را باید طوری قرار دهید که دسترسی به آن ها آسان باشد و برای اینگه میزتان شلوغ نباشد اقلامی مانند خط کش و قیچی را که خیلی کم از آن ها استفاده می کنید را در کشو ها قرار دهید.

در هنگام مرتب کردن وسایل اداری و ملزومات جای مناسبی به عنوان حیطه کاری خود در نظر بگیرید. وقتی که روی یک پروژه کار می کنید حدالامکان تا اتمام کامل آن، پروژه دیگری را شروع نکنید. هرگاه پروژه را تمام کردید وسایل و ملزومات آن را کنار بگذارید، این کار موجب مرتب و تمیز نگه داشتن حیطه کاریتان می شود.

وقتی که مجبورید چند پروژه را به طور همزمان روی میزتان نگه دارید از یک تقویم محتوا می توانید استفاده کنید و وسایل و یادداشت های مربوط به هر پروژه را در باکس قرار دهید، می توانید از باکس های چند طبقه استفاده کنید.

اگر کار شما فقط با کامپیوتر می باشد با داشتن برنامه مشخص و تقویم محتوا می توانید در زمانتان صرفه جویی و در مرتب انجام شدن پروژه هایتان کمک بزرگی بکنید. درصورت مرتب کردن فایل های پروژه در هر باکس و یا در یک فایل در کامپیوتر در صورت نیاز به آن پروژه نیاز ندراید همه جا را بگردید و در کوتاه ترین فرصت با یک نگاه ساده می توانید آن را پیدا بکنید.

کتاب هایی که اغلب استفاده می کنید باید روی میزتان قرار گیرد تا دسترسی به آن ها آسان باشد. کتاب های مرجع مانند دیکشنری ها، آیین نامه های اداری و کتاب های راهنمای مربوط به کارتان باید دم دست باشد. کتاب های مرجع دیگر را در طاقچه نزدیکی قرار دهید.

بسیاری از کارمندان اقلام شخصی مثل عکس را روی میز یا دستگاه کارشان قرار می دهند که فضای زیادی را اشغال می کند. این کار میتواند موجب اختلال در کار شود.

با مرتب نگه داشتن میزتان می توانید کارایی بیشتر و دقیق تری داشته باشید. یک میز مرتب اثر مهمی روی مدیران شما دارد و آن ها اعتقاد پیدا می کنند که شما فرد منظمی هستید.

سازماندهی کشوهای میز کار

کشوهای میز برای ذخیره کردن ملزوماتی که در صورت نیاز از آن ها استفاده می شود ولی نیازی به قرار دادن روی میز ندارند، مورد استفاده قرار می کیرد.

ملزومات باید در کشوها به ترتیب مقدار استفاده از آن ها منظم شود. برای مثال وسایلی که روزانه از آن ها استفاده می شود را در کشو اول و وسایلی که ممکن است به آنها در طول روز نیاز پیدا کنید در کشوی بعدی و وسایلی که به ندرت از آن ها استفاده می شود را در کشوی بعدی و به همین ترتیب…(بسیاری از کارمندان وسایل شخصی مانند مسواک و خمیر دندان و از این قبیل وسایل را در کشوی آخر قرار می دهند)

تنظیم صندلی و طرز نشستن

زمانی که شما کار می کنید و پشت میزتان می نشینید، چگونه نشتسن شما روی صندلی برای اینکه راحت باشید و بتوانید بدون زحمت کار کنید بسیار مهم است. ارتفاع صندلی شما باید به اندازه ای باشد که پاهایتان روی زمین قرار گیرد. پشتی صندلی بهتر است کوچکتر از پشت شما باشد. بدن را باید طوری نگه دارید که هیچ فشار غیر ضروری روی هیچ قسمت بدنتان نیاید. برای مثال در موقع نشستن سعی کنید کمرتان به حالت مستقیم نگه داشته شود.

در موقع خواندن یادداشت ها سعی کنید آن ها را به صورت مایل با میز نگه دارید و از خم کردن گردن برای مدت طولانی خوددار ی کنید. در صورتی که صندلی شما نمی چرخد در موقع پاسخ دادن به همکارانتان و یا برای برداشتن چیزی در کنار یا پشت سر شماست بجای چرشخ در کمتر از گردن خود استفاده کنید . به این طریق از فشار آمدن به مهره های کمر خودداری کنید.

*خدمات این کاره، برای دسترسی آسان و راحتی شما*

اگر با مشکلات کامپیوتری و فنی در محل کار و خانه مواجه شدید یا نیاز به کمک داشتید، با مراجعه به سامانه خدماتی این کاره از خدمات متخصصین ما در این زمینه در کوتاه ترین زمان ممکن بهره مند شوید. دانلود اپلیکیشن این کاره برای اندروید و ios

مطالب مرتبط:


پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *